ŚRODKI TRWAŁE W BUDOWIE (INWESTYCJE 1. Środki trwałe w budowie (inwestycje) 2.
Nabycie środka trwałego gotowego do użytku 3. Środki trwałe nabyte w stanie
wymagającym montażu lub przystosowania na potrzeby jednostki 4. Środki trwałe
wytwarzane siłami własnymi lub obcymi 5. Zaniechanie budowy środka trwałego 6.
Nieodpłatne przekazanie inwestycji 7. Nakłady na środki trwałe w czasie ich
użytkowania 8. Inwestycje w obce środki trwałe 9. Ewidencja księgowa środków
trwałych w budowie 10. Kwalifikacja nakładów na środki trwałe w planach
finansowych
Gospodarowanie drukami ścisłego zarachowania to obszar narażony na nadużycia, a obecne przepisy nie regulują zasad związanych z ich ewidencją i kontrolą. Brak jest ogólnej definicji oraz katalogu tych druków, co sprawia, że kierownicy jednostek muszą samodzielnie ustalać procedury. Poradnik dostarcza informacji na temat druków stosowanych w księgowości, podziału obowiązków dotyczących ich nabywania, ewidencjonowania, wykorzystywania i rozliczania. Zawiera również wskazówki dotyczące ochrony druków przed nieupoważnionym dostępem oraz ich ewidencjonowania. Przykłady z praktyki ilustrują przedstawione unormowania. W Poradniku znajdują się wzory dokumentów związanych z gospodarowaniem drukami, takich jak zarządzenia, protokoły, upoważnienia oraz oświadczenia. Opisano także zapisy w księdze druków dotyczące operacji przyjęcia, wydania, zwrotu niewykorzystanych druków oraz anulowania. Dodatkiem jest Ramowa instrukcja, która stanowi zbiór zapisów do wykorzystania przy tworzeniu własnej instrukcji gospodarki drukami. Jednostki mogą na jej podstawie ustalić wewnętrzne przepisy w tym zakresie.
Przygotowanie ksiąg do zamknięcia roku powinno być nadzorowane przez głównego księgowego, co w tym roku jest szczególnie istotne z uwagi na komplikacje związane z epidemią COVID-19, takie jak absencja pracowników, praca zdalna oraz zamknięcia jednostek. Komitet Standardów Rachunkowości przedstawił rekomendacje dotyczące sporządzania sprawozdania finansowego za 2020 r. W części II omówiono konta syntetyczne zespołów 3, 4, 5, 6, 7 i 8. Zawiera ona informacje na temat metod inwentaryzacji rzeczowych aktywów obrotowych, funduszy oraz pozostałych aktywów i pasywów. Opisano również warunki, w jakich można zmieniać metodę inwentaryzacji, terminy przeprowadzania inwentaryzacji oraz procedury przygotowawcze do zamknięcia ksiąg rachunkowych. Wskazano, jak wyceniać aktywa i pasywa do bilansu oraz na jakich kontach ujmować dane liczbowe. Ponadto, przedstawiono podział obowiązków między pracowników księgowości a pracowników komórek merytorycznych oraz uwagi dotyczące ustalania wartości szacunkowych w kontekście kryzysu wywołanego pandemią. Zawarte są także rekomendacje Komitetu dotyczące sprawozdania finansowego w czasie COVID-19.
W czasie COVID-19 kierownicy jednostek nie mogą zmieniać ustawowych terminów inwentaryzacji ani sporządzania sprawozdań finansowych za 2020 r. Prace związane z zamknięciem roku muszą być nadzorowane przez głównego księgowego, co jest szczególnie istotne ze względu na komplikacje związane z pandemią, takie jak absencja pracowników czy praca zdalna. Poradnik ma wspierać głównego księgowego oraz pracowników księgowości w przeprowadzeniu tych prac. Dla każdego konta syntetycznego ewidencji bilansowej przedstawiono znaczenie sald, konieczne rozliczenia oraz zasady inwentaryzacji aktywów i pasywów. W części I omówiono zamykanie ksiąg rachunkowych dla kont zespołów 0, 1 i 2, a w części II zostaną omówione pozostałe zespoły. Wskazano również, jakie czynności muszą być wykonane, kto je realizuje i kto nadzoruje. Podano przykłady nieprawidłowości, które mogą wystąpić podczas rocznej weryfikacji dokumentów. Poradnik informuje o zmianach w procedurach, metodach inwentaryzacji, terminach przeprowadzania inwentaryzacji oraz zasadach wyceny aktywów i pasywów. Zawiera także wskazówki dotyczące odpowiedzialności pracowników księgowości oraz merytorycznych w procesie przygotowania do zamknięcia ksiąg rachunkowych.
Ustalenie kwot należności w sektorze publicznym jest kluczowe, jednak aktualizacja należności pozostaje problematyczna. Wiele jednostek nie przeprowadza jej lub robi to nieprawidłowo, co prowadzi do licznych błędów. Zaniechanie prowadzenia ewidencji pomocniczej dotyczącej odpisów aktualizujących skutkuje brakiem ujęcia operacji związanych z podwyższeniem, odwróceniem lub usunięciem tych odpisów. Zamiast tego, jednostki corocznie na koniec roku księgują pełną kwotę odpisów z poprzedniego roku, zastępując ją nową kwotą. Aktualizacja należności to obowiązek głównego księgowego oraz pracowników księgowości. Poradnik dostarcza informacji na temat należności do aktualizacji, częstotliwości i terminów przeprowadzania aktualizacji, odpowiedzialności za te zadania oraz metod aktualizacji indywidualnej i grupowej. Zawiera również wskazówki dotyczące ustalania odpisów dla dłużników w likwidacji, upadłości czy restrukturyzacji, a także dla dłużników kwestionujących należności. Opisano również warunki podwyższenia, odwrócenia lub cofnięcia odpisów oraz prowadzenie ewidencji syntetycznej i pomocniczej. Zagadnienia ilustrują praktyczne przykłady, a Poradnik zawiera wzór polityki rachunkowości oraz zestaw testów kontrolnych, które mogą pomóc w ustaleniu procedur związanych z aktualizacją należności.
Prace z zakresu gospodarki finansowej, rachunkowości i sprawozdawczości jednostek sektora finansów publicznych są regulowane przez przepisy prawne, które określają sposób i terminy ich realizacji. W praktyce pojawia się wiele wątpliwości dotyczących obliczania terminów oraz postępowania, gdy przypadają one na dni wolne od pracy. Przygotowane kalendarium na I półrocze 2022 r. zawiera istotne terminy dla księgowych, w tym obowiązkowe płatności z tytułu zobowiązań podatkowych, rozliczenia budżetów JST z budżetem państwa oraz szczegółowe procedury wykonania budżetu państwa. Wskazano również terminy związane z zakończeniem roku obrotowego 2021, prowadzeniem ksiąg rachunkowych w 2022 r., sprawozdawczością finansową, budżetową oraz zadaniową. Podano jedynie terminy ustalone przepisami na konkretne dni lub te, które można obliczyć, natomiast pozostałe jednostki muszą wyliczyć samodzielnie. Poradnik ten z pewnością ułatwi głównemu księgowemu oraz pracownikom służb finansowo-księgowych przestrzeganie terminów wypełniania nałożonych obowiązków.
