Die Sicherung überlieferungswürdiger Unterlagen nichtstaatlicher Provenienz ist in letzter Zeit wieder verstärkt diskutiert worden. Insbesondere hat die weitgehende Privatisierungswelle in der öffentlichen Verwaltung den Blick generell auf Überlieferungen gelenkt, für die es keine archivische Zuständigkeit gibt und die daher als gefährdet einzustufen sind.
Die im Jahre 1905 von Gustav Gröber ins Leben gerufene Reihe der Beihefte zur Zeitschrift für romanische Philologie zählt zu den renommiertesten Fachpublikationen der Romanistik. Die Beihefte pflegen ein gesamtromanisches Profil, das neben den Nationalsprachen auch die weniger im Fokus stehenden romanischen Sprachen mit einschließt. Zur Begutachtung können eingereicht werden: Monographien und Sammelbände zur Sprachwissenschaft in ihrer ganzen Breite, zur mediävistischen Literaturwissenschaft und zur Editionsphilologie. Mögliche Publikationssprachen sind Französisch, Spanisch, Portugiesisch, Italienisch und Rumänisch sowie Deutsch und Englisch. Sammelbände sollten thematisch und sprachlich in sich möglichst einheitlich gehalten sein.