Produktorientierte Ablage

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In der Kommunalverwaltung wird zunehmend von 'Produkten' anstelle einzelner Verwaltungshandlungen ausgegangen, was durch Änderungen im kommunalen Haushaltsrecht und der Haushaltssystematik gefördert wird. Dies führt zu einer teamorientierten Bearbeitung, die sich auf Produkte fokussiert, anstelle der bisherigen Fallbearbeitung durch einzelne Sachbearbeiter. Diese Entwicklungen beeinflussen die Ablage von Schriftgut und Dokumenten, da die einzelfallbezogene Ablage durch eine produkt- und prozessorientierte Ablage ersetzt wird. Die Ablagestruktur muss teamfähiger werden und Elemente des Wissensmanagements integrieren. Das Praxiswerk beleuchtet die Auswirkungen dieser neuen Denkweisen auf die Ablagestruktur von Kommunalverwaltungen und bietet konkrete Praxisbeispiele. Wichtige Themen sind der Produktplan als neue Ordnungsgrundlage, das produktorientierte Ablagesystem (PAS), die prozessorientierte Anwendung eines Aktenplans, Projektordner und gekreuzte Prozesse sowie die Einführung eines Dokumentenmanagement-Systems. Der Autor, der Seminare zu Dokumentenmanagement an Verwaltungsschulen und -akademien hält, gibt wertvolle Hinweise zur Umsetzung eines 'teamfähigen' Ablagesystems. Er zeigt, ob die Zukunft in neuen Aktenplänen oder in einer produktorientierten Anwendung bestehender Pläne liegt.